...
Головна » Українська мова(за проф. спрямування) » Акт, відуки, довідки

Акт, відуки, довідки

Теоретичний матеріал:

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковим[1]. Вони міс­тять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допо­міжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої докумен­тації, не обов’язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Акт – документ правової чинності, складений однією або кіль­кома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених бу­дівельних об’єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або ке­рівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприєм­ства та затверджує відповідним наказом.

 

Група

Зміст

Законодавчі

Адміністративні

Рішення щодо законів, указів, по­станов

Підтвердження фактів, подій, вчин­ків, пов’язаних з діяльністю уста­нов, підприємств, організацій, ок­ремих осіб

 

Реквізити:

  1. Автор документа (назва відомства, організації).
  2. Дата, номер, місце складання.
  3. Гриф затвердження.
  4. Заголовок.
  5. Підстава (наказ керівника організації).

6.  Склад комісії.

  1. Присутні.
  2. Текст.
  3. Відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходжен­ня.

10. Перелік додатків до акту.

11. Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

  1. Вступ (підстави для складання акту, перераховані члени ко­місії, їх завдання).
  2. Констатаційна (суть і характер проведеної роботи, установле­ні факти, пропозиції, висновки).

Акт складають у трьох примірниках:

1-й направляють до вищої організації;

2-й – керівникові організації;

3-й – до справи.

 

Зразок:

Міністерство вугільної                

промисловості України              

Шахта „Брянківська”                   

ВО „Стахановвугілля”

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор шахти

(прізвище, ініціали)

АКТ

12.10.2010                                                               №10              м. Брянка Луганської області

Установлення продуктивної потоко-механізованої технологічної лінії для

видобування вугілля

ПІДСТАВА: Наказ генерального директора ВО „Стахановвугілля” від

  1. р. № 203.

Складено комісією у складі:

Голова – директор шахти _______________

                                               (прізвище, ініціали)

Члени комісії – головний інженер шахти ___________________________

                                                                                  (прізвище, ініціали)

–     головний механік шахти ___________________________

(прізвище, ініціали)

 

Присутні: заступник директора шахти № 1 _________________

                                                                                  (прізвище, ініціали)

старший маркшейдер шахти __________________________

(прізвище, ініціали)

 

(Текст)

Складено у трьох примірниках:

 

1-й примірник — ВО «Стахановвугілля»;

2-й примірник — Мак НДІ;

3-й примірник — шахті «Брянківська».

 

Голова комісії                           (підпис)               Розшифрування підпису

Члени комісії                             (підписи)                        Розшифрування підписів

 

ВІДГУКИ

 

Відгук – документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що по­винна бути надрукована в журналах, наукових збірниках і т. ін.), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити:

назва виду документа (відгук); заголовок; текст; підпис; дата; пе­чатка, штамп, що засвідчують підпис рецензента.

 

Формуляр-зразок:

ВІДГУК

на автореферат Якимечка Я. Б. «Композиції на основі негашеного вапна для руйнування крихких металів», спеціальність 05.17.11. – Технологія силікатних і туго­плавних неметалічних матеріалів, на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук. –  К., 2011. – 15 с.

 

Структура тексту

1.  Вступ (стислий виклад загального уявлення про матеріал).

2. Стислий виклад основних положень роботи.

3. Висновки з пропозиціями, оцінками та критичними зауваженнями.

 

Доцент кафедри тугоплавких

неметалічних матеріалів

Київського технічного університету,

кандидат технічних наук                    (підпис)              Розшифрування підпису

 

ДОВІДКИ

 

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

 

Група

Зміст тексту

На чому оформляється

Службові

3 інформацією про факти та події службового характеру

Загальний бланк установи або аркуш паперу з реквізитами

 

Реквізити:

назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відо­мостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть на­водитися таблиці, приєднуватися додатки.

 

Формуляр-зразок 1:

Львівське міське об’єднання                                         Генеральному директору

книжкової торгівлі                                                            об’єднання

Магазин № 12                                                                    п. Горбатюкові О. В.

ДОВІДКА

09.01.2011                                                        №  1                                             м. Львів

Про комплектування товарних фондів у 2011 р.

(Текст)

Директор магазину           (підпис)         О. М. Кравчук

 

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.

 

Формуляр-зразок 2:

Міністерство освіти України

Український національний

університет ім. Т. Г. Шевченка

Довідка

20.05.2011                                                         №  48                                          м. Київ

Пан(і) Явдошина Ірина Миколаївна навчається на III курсі денного відділення

факультету журналістики.

 

Видано для подання до ЖЕКу.

Декан факультету журналістики           (підпис)         А. С. Трунь

Реквізити установи

Відділ кадрів

 

Довідка

17.04.2011                                                         № 87                                           м. Київ

_______________________ працює __________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові)                                       (назва посади із зазначенням підрозділу)

 

Його посадовий оклад ______________________грн. на місяць.

                                               (цифрами і буквами)

Видано для подання до ____________________________________________

(назва організації)

 

Начальник відділу                  (підпис)                           Розшифрування підпису

 

ДОПОВІДІ

 

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, да­ються висновки, пропозиції.

Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

  1. Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).
  2. Поточні (інформація про хід роботи).
  3. На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

І. Вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

II.  Описова частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання тощо.

  1. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

 

ЗАПИСКИ

 

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями. Групи:

  1. Звітні.
  2. Інформаційні.
  3. Ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп’ютері.

Реквізити:

адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, наз­ва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зов­нішню оформляють на загальному бланку установи з під­писом ке­рівника.

 

Формуляр-зразок:

Назва структурного підрозділу                                                             Адресат

ДОПОВІДНА  ЗАПИСКА

  1. м. Київ

Про призначення...

 

Структура тексту

1.  Загальна частина.

2.  Описова частина.

3.  Висновки.

Керівник структурного підрозділу         (підпис)                     Розшифрування підпису

 

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

 

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основ­ного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

 

Група

Як відтворюється текст

Службові

На бланку

Особисті

На аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора

 

Оформляється аналогічно доповідній записці.

 

Формуляр-зразок:

Відділ науково-технічної інформації                                       Директорові Укр НДІНТІ

                                                                                                          п. Литовченку О. О.

ПОЯСНЮВАЛЬНА   ЗАПИСКА

  1. № 34-15/178

Про порушення...

 

Структура тексту

  1. Вступ.

2.  Доказова частина.

3.  Висновки.

(підпис)                                                                               Розшифрування підпису

 

ЗВІТИ

 

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається пові­домлення про виконання якоїсь роботи.

Група

Характер оформлення

Статистичні (цифрові)

На бланках

Текстові

На звичайному папері за встановленою формою

 

Реквізити:

назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва уста­нови, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження[2] (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання пла­нових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його ви­конання.

 

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор комбінату

(підпис, прізвище, ініціали)

«_____» ________ 20_р.

 

ЗВІТ

про роботу профспілкового комітету за 2010 р.

(Текст)

Голова профкому                           (підпис)                    Розшифрування підпису

Секретар                                          (підпис)                    Розшифрування підпису

15.12.2010

Протокол засідання профкому № 8 від 10.12.2010.

 

ОГЛЯДИ

 

Огляд складається для інформування підвідомчих та інших органів про хід робіт чи висновки про них і є різновидом довідки. В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити:

назва виду документа (огляд); заголовок; текст; дата й місце ви­дання, підпис посадової особи.

Друкується на машинці, комп’ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

 

Формуляр-зразок:

ОГЛЯД

  1. м. Харків

Про дотримання трудової дисципліни на підприємствах

хлібопекарної промисловості м. Харкова за 2010 рік

Структура тексту

1. Підстава для складання документа.

2. Результати огляду.

Керівник структурного підрозділу    (підпис)              Розшифрування підпису

 

ОГОЛОШЕННЯ

 

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

заголовок; дата; час та місце проведення заходу, його назва; по­рядок денний.

За необхідності вказують адресу та способи приїзду; підпис від імені організації, що проводить захід.

 

Зразок:

Оголошення

12 квітня 2011 року об 11-й годині в приміщенні Будинку вчених відбудеться

зустріч із народними цілителями Наталею та Данилом Зубицькими.

Запрошуємо всіх бажаючих.

Адміністрація.

 

Отже, формулювання в тексті оголошення стислі. В оголошенні обов’язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано ви­діляти іншим шрифтом (чи кольором).

Від організаційного оголошення, що наведене вище, відрізня­ється рекламне оголошення. Пор. Наведені зразки:

 

АБІТУРІЄНТУ-97

Київський інститут інвестиційного менеджменту — спеціалізований вищий навчальний заклад з підготовки фахівців фінансово-інвестиційної сфери.

Навчання а КІІМ – це можливість отримати престижні професії:

інвестиційний менеджер

фінансовий менеджер

менеджер із страхування

менеджер з маркетингу

фінансовий аналітик

менеджер у справі розповсюдження цінних паперів

ДИПЛОМ ТА МІЖНАРОДНИЙ СЕРТИФІКАТ

Термін навчання – 1 рік, 2 роки та 5 років на базі середньої та вищої освіти.

Програми підготовки побудовано за стандартами Інституту

інвестиційного менеджменту і досліджень Великобританії

та Європейської федерації товариств фінансових аналітиків.

Групи довузівського навчання:

секретар-референт «операціоніст»

безпека бізнесу

Термін навчання – 1 рік на базі середньої освіти

Презентація КІІМ – 21–22 червня в Українському домі (вул. Хрещатик, 2)

в рамках виставки «Фондовий ринок України -97».

Бульв. Тараса Шевченка, 54/1, 8-й поверх

тел. 224-84-28: 268-63-44, 225-43-90

Ліцензія Міністерства освіти України № 2/-2/1-27

 

Або:

ПРАВЕКС-БАНК

ПРИЙМАЄ

валюту від фізичних осіб на депозитні рахунки.

НАДАЄ

валютні та гривневі кредити юридичним і фізичним особам

під заставу нерухомості, автомобілів, цінних речей та іншого майна.

Харківський узвіз, 9/

294-79-96, 294-85-49, 294-В2-22

Ліцензія НБУ № 32

 

Або:

ДО УВАГИ НАСЕЛЕННЯ ТА ЮРИДИЧНИХ ОСІБ!

У зв’язку з поверненням поштовими адміністраціями зарубіжних країн знач­ної кількості надісланої за кордон кореспонденції через недотримання по­рядку адресування, встановленого Всесвітнім поштовим союзом, МППЗ «Київпошта» повторно повідомляє про необхідність дотримання такого по­рядку і наводить приклад адресування листів з урахуванням використання для цієї мети конвертів, що є у продажу.

АДРЕСА МАЄ БУТИ НАПИСАНА ЧІТКО, ПО МОЖЛИВОСТІ ВІДДРУКОВАНА НА МАШИНЦІ, КОМП’ЮТЕРІ БЕЗ ПЕРЕНОСУ ЧАСТИН СЛОВА НА ІНШИЙ РЯДОК.

ЗРАЗОК НАПИСАННЯ ПО РЯДКАХ:

1-й: ім’я та прізвище адресата;

2-й: вулиця і номер квартири або поштової скриньки;

3-й: місто, штат і поштовий індекс;

4-й: країна.

 

РОЗТАШОВУВАТИ АДРЕСИ НА КОНВЕРТІ ПОТРІБНО ТІЛЬКИ ТАКИМ ЧИНОМ:

АВІА                                                                                     МІСЦЕ АДРЕСИ

                                                                                              ВІДПРАВНИКА

Україна

252001, Київ-1

вул. Хрещатик, 5, кв. 20

Саленко М. П.                                                                    США

                                                                                              Місце для адреси одержувача

У випадку неправильного адресування листи повертаються відправникам.

 

Як бачимо, у текстах таких оголошень практично відсутня оцінна лексика. Вона може вживатися лише з метою заохочення: «Навчання в КІІМ – це можливість отримати престижні професії». Часто діє­слово, а також підмет і присудок знаходяться на початку речення: «Програми підготовки побудовано за стандартами...», «Правекс-банк приймає... Надає...» тощо.

З метою увиразнення пропонованих послуг тощо графічно виді­ляють дієслово в неозначеній формі на –ти (-ть) (запрошує, пропонує, реалізує) або прислівник (швидко, якісно, зручно, надійно) або ж назву пропонованої послуги (столярне, фурнітура зарубіжного виробницт­ва, шпалери, автосалон «Омега»). Широко використовують комбі­нації шрифтів, малюнки.

 

ПЛАНИ РОБІТ

 

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намі­чених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Групи;

  1. Перспективні (розраховані на кілька років).
  2. Річні.

3. Піврічні.

4. Квартальні.

5. Місячні.

  1. Тижневі.

7. Денні.

Форми:

графіки, таблиці, тексти.

Реквізити:

гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням по­сади особи, її підпису та його розшифрування); назва виду документа (план роботи), зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища пра­цівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; від­мітка про виконання.

Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповіда­ють за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає із насту­пним затвердженням керівником.

Формуляр-зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор інституту

(підприємства, організації тощо)

(назва установи)

(прізвище, ім’я, по батькові керівника)

«_____» ____________ 20___ р.

ПЛАН   РОБОТИ

відділу ____________________на ______________

                                               (назва структурного підрозділу)         (період)

 

№№

п/п

Дата

проведення

Зміст роботи

Учасники

Відповідальний

1.

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

3.

 

 

 

 

 

Завідувач відділу                                      (підпис)                     Розшифрування підпису

Директор інституту                                               (підпис)                     Розшифрування пілпису

 

ПРОТОКОЛИ

 

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

Групи:

  1. Стислі, де фіксуються лише ухвали.
  2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3.  Стенографічні, де всі виступи записані дослівно.

Реквізити:

  1. Назва виду документа (протокол).
  2. Порядковий номер протоколу.
  3. Назва зборів, конференції, засідання, наради й зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена на­рада тощо).
  4. Назва підприємства, організації.

5.  Дата, місце проведення зібрання.

  1. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то до­сить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєст­раційний лист.

7.  Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8.  Порядок денний. Питання мають бути сформульовані в на­зивному відмінку.

  1. Текст.

10.Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто­рінок.

11.Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зіб­рань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він скла­дається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст допо­віді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» потрібно писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту вели­кими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

 

Зразок:

ПРОТОКОЛ  № 10

12.12.2010 p.                                                                                                          M. Київ

Зборів

орендного швейного об’єднання «Каштан» Укршвейпрому

Голова С. М. Руденко

Секретар А. М. Токарева.

Присутні:

Відсутні:

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1.  Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2010 р. (інфор­мація головного бухгалтера С В. Марченка).

2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. Директора С. М. Руденка).

І. СЛУХАЛИ:

С. В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л. Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г. М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до  10 січня 2011 р.

УХВАЛИЛИ:

1.  Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й ви­соку якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об’єднан­ня за 2010 р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2011 р.

II. СЛУХАЛИ:

С. М. Руденка – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2011 р. створити комісію з контролю дисципліни а об’єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова                            (підпис)                   С. М. Руденко

Секретар                        (підпис)                  А. М. Токарева

ВИТЯГИ З ПРОТОКОЛУ

 

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду документа (витяг з протоколу).

Реквізити:

номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст із цього питання.

 

Зразок:

ВИТЯГ   З    ПРОТОКОЛУ   №   5

засідання профспілкового комітету Інституту ядерної фізики

НАН України від 11 березня 2011 року

3. Заслухали заяву Ю. і. Михайленка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Пуща-Водиця».

УХВАЛИЛИ: виділити Ю. І. Михайленкові путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання                  (підпис)                     Л. Р. Прокіпко

Секретар                                  (підпис)                     Н. І. Братчик

 

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

 

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та при­ватними особами.

Службові листи застосовують для розв’язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити,1 повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекоменда­ції, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питан­ня. Головна мета службового листа – спонукати до дії, перекону­вати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листа уникати категорич­них виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», «як відомо», «якщо можливо» й т. ін. Тон листа повинен бути нейтральний.

Групи:

1. Лист-запит (ініціативний).

2. Лист-відповідь.

Якщо лист є відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату й но­мер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Реквізити:

назва й адреса організації — відправника листа; номер й дата лис­та; назва й адреса одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керів­ника; віза виконання (підпис на копію).

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Супровідний лист – документ, який інформує адресата про на­правлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «До­даємо» і т. ін., а далі – заголовки та пошукові ознаки (дата і но­мер) документа, що направляється.

 

Зразок:

Направляємо Вам на рецензування рукопис «Програми курсу «Організа­ція діловодства». Програма пропонується як типова для всіх технікумів ді­ловодства. Відгук просимо надіслати до 12 листопада 2010 р. Додаток: на 24 сторінках в одному примірнику.

І

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст – характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

 

Зразок:

Навчально-методичне об’єднання (НМО) 22–23 червня проводить ши­роке обговорення моделі спеціаліста «Діловод-організатор документаційного забезпечення управління». Оскільки спеціалісти такого профілю пра­цюють на підприємствах та в установах галузі, просимо Вас узяти участь у роботі НМО, висловити свої пропозиції щодо коригування навчального плану.

Засідання відбудеться в приміщенні Будинку вчителя за адресою: вул. Володимирська, буд. 47, актовий зал. Початок роботи о 10 год ранку. Приїжджі учасники забезпечуються гуртожитком.

 

Голова Ради НМО

професор, доктор іст. Наук                                                   К. І. Ткаченко

 

Інформаційний лист – повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

 

Зразок:

Видавництво «Довіра» пропонує Вашій увазі книги, що будуть видані в 2011 p.:

Книги можна придбати у видавництві «Довіра» (вул. Перемоги, 2/34) або замовити за адресою: 252103, м. Київ-103, вул.,Перемоги 2/34, відділ реалізації.

Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу у світ. Теле­фон для довідок: 294-65-39. Відділ реалізації.

Чекаємо на ваші замовлення.

 

Рекламний лист – різновид інформаційного листа, направляєть­ся конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета такого листа – спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформа­ційних листів. Складається як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома»; і т. ін. Далі – факти.

 

Формуляр-зразок:

                                                                                  Заступнику керівника

підприємства _____________

п. _______________________

Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи

за угодою від _______________ 20_____ р. № ______

на ______ квартал 20 ____ р.

Заступник керівника підприємства       (підпис)     Розшифрування підпису

 

Формуляр-зразок:

                                                                                              Адресат

Повідомляємо, що гр. ___________ звільнений(а) з підприємства й виконавчий лист

відправлено до народного суду ________ району м. ________

Утримання аліментів виконано до _________ 20____ р.

Заступник директора Інституту             (підпис)         Розшифрування підпису

Головний бухгалтер                                 (підпис)         Розшифрування підпису

L

Лист-підтвердження – містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається в силі (наприклад, до­говір, інструкція і т. ін.).

Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова «під­тверджувати».

 

Зразок:

                               Адресат

Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених у листі №524/141 від 24.05.2010. Рішення ради з цих питань буде прийняте 25.06.2010 р. та повідомлене вам.

Посада                                                   (підпис)                     Розшифрування підпису

 

Такі листи є обов’язковою частиною ділових стосунків.

Лист-нагадування – містить вказівку про наближення або закін­чення терміну певного зобов’язання або проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».

 

Зразок:

                                                                                                          Адресат

Нагадуємо Вам, що згідно з договором 3/34 від 05.07.2010 Ви повинні закінчити

роз­робку проекту до 15.10.2010.

Просимо Вас повідомити про стан роботи.

Посада                                                (підпис)                  Розшифрування підпису

 

Гарантійний лист – документ, що забезпечує виконання викла­дених у ньому зобов’язань.

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Виклад тексту повинен бути чіткий та виразний.

Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.

 

Формуляр-зразок:

Фірмовий бланк                                                                Директорові

або штамп                                                                          (керівникові, начальникові)

                                                                                              _______________________

                                                                                                          (назва підприємства)

                                                                                              ________________________

                                                                                              (прізвище, ім’я, по батькові керівника)

Просимо Вас надати послуги у вигляді ___________________________

                                                                                    (предмет звернення)

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок[3] № _____

_______________________ відділення банку __________________________

 

Директор                                             (підпис)                 Розшифрування підпису

Головний бухгалтер                                 (підпис)                     Розшифрування підпису

Печатка

 

Також:

На бланку організаціі-гаранта                                                   Назва банку

(назва організації-гаранта)

гарантує оплату кредиту, що його видано ___________________________________

                                                                                                          (назва банку)

(назва організації – одержувача позики)

На ___________________________________________________________________

Сумою _______________ грн. _____________________________________________

                                      (сума літерами)

При несплаті поданої суми _______________________________________________

(назва організації – одержувача позики)

за виданими ним зобов’язаннями надає право банку без попередження
заздалегідь провести виплату позики і несплачених процентів власним розпорядженням з нашого розрахункового рахунку № ______________________________

у _____________________________________________________________________

(назва відділення банку)

або будь-якого іншого рахунку, або способом скерування стягнення з Інших цінностей, що нам належать.

Дія гарантії припиняється після повної виплати позики.

 

Керівник організації-гаранта         (підпис)                  Розшифрування підпису

Головний бухгалтер                                 (підпис)                     Розшифрування підпису

Печатка

 

 

Ініціативний лист – це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата в розв’язанні певних питань. Тематика таких листів не обме­жена.

 

Зразок:

Адресат

При розгортанні робіт з реставрації історично цінних будівель інституту виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовженням навчального процесу в деяких приміщеннях.

Просимо Вас надати допомогу (посприяти) у виділенні орендних приміщень площею......... кв. М. для перенесення всіх навчальних занять на час реставрації будівель.


Посада                                                 (підпис)                 Розшифрування підпису

 

 

Лист-відповідь – за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова повинна бути ва­гомо аргументована.

 

Зразок:

На № 014-25 від 26.02.2010

Про застосування...

(Текст)

Посада                                                 (підпис)                 Розшифрування підпису

 

 

Або:

252024, Київ,

вул. Інститутська, 13-а

Довженко П. Г.

Повідомляємо Вам, що документи Петрової Г. М. 1934 р. н. на збере­ження до архіву не надійшли.

Директор Держархіву                                  Н. K. Крилова

 

 

СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ

 

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом доку­ментів, переданих, як правило, по телеграфу.

Телеграми надсилаються в найтерміновіших випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасного доставления ін­формації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, - (мінус), + (плюс), 0, % (відсотки), цифри пишуться словами.

Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівни­ки вживаються рідко. Заперечення «не» не вилучають. Телеграми мо­жуть бути написані шифром або кодом. Розділові знаки у вигляді ско­рочень «крпк», «км» вживають тоді, як вони впливають на зміну змісту.

Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочи­нається дієсловом у множині чи однині.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й – до від­ділення зв’язку; 2-й – до справи (копія).

У випадку, коли телеграми надсилають службові особи, що пе­ребувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце й дату, якщо йому видано паспорт.

Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп’ютерах вели­кими літерами із двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.

Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонденцію, то ви­хідний номер останньої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді — у кінці тексту, перед підписом.

 

Зразок:

ТЕЛЕГРАМА

Львів Л-18

Львівський державний університет

ПРОРЕКТОРОВІ

ПРОСИМО   ВЗЯТИ   УЧАСТЬ   КОНФЕРЕНЦІЇ   9–12   БЕРЕЗНЯ ПРОФЕСОРА   ВОЗНОГО   ЗАПРОШЕННЯ   ВИСЛАНЕ   ПОШТОЮ

ОРГКОМІТЕТ

ПРОРЕКТОР           Д. КУЛИК

Київ 48 Володимирська вул. 55

Український національний університет

ім. T Г. Шевченка

Оргкомітет конференціїФАКСИ

 

 

ФАКС

 

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.

Реквізити:

назва документа (факс);

дата;

назва адресата, установи, яка передає факс;

прізвище, посада особи, що підписала документ;

назва організації й службової особи – одержувача факсу;

текст.

Текст факсу складається без скорочень.

Формуляр-зразок:

 

Директора заводу                                                                        Директорові 3AT

«Металопобутконструкція»                                                       «Донбас-металбрухт»

п. Миронюка М. П.                                                                                    П. Клименку 3. T.

2 жовтня 2010 р.                                                                           факс (06441)524217

ФАКС

Згідно з договором поставки № 2/17 від 14 лютого 2010 року Ви повинні

провести розрахунок за _________________________________________________

в сумі ____________________________________________________________грн.

(сума цифрами та прописом)

_______ коп. До __________ числа. Просимо терміново зробити переказ грошей на

наш розрахунковий рахунок_____________________.

P/S Якщо на час надходження факсу Ви вже переказали гроші на наш розрахунковий рахунок, ми висловлюємо подяку.

 

 

ТЕЛЕФОНОГРАМИ

 

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефону; це один із видів усної ділової кореспонденції.

Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується й записується; правильність тексту перевіряють повторним читанням.

Реквізити:

назва-заголовок документа;

номер, дата;

назва адресата, установи, яка передає телефонограму;

прізвище, посада особи, що підписала документ;

назва організації й службової особи – одержувача телефонограми;

посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму;

час;

текст

Текст телефонограм має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

 

Формуляр-зразок:

Телефонограма № ______________ від  „_____” ___________ 20____ р.

Від кого ___________________ Телефон ______________ Передав _____________

Кому _____________________ Прийняв _______________

год _________ хв.__________

(текст)

(підпис)

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

 

бывший (директор)

– колишній (директор)

о количестве… штук

– у кількості... штук

внимательно рассмотрев… предложения

– уважно розглянувши... пропозиції

в порядке исключения

– як виняток

в порядке обмена опытом

– у порядку обміну досвідом

в порядке предоставления

технической помощи

– у порядку надання технічної допомоги

все желающие

– усі охочі (усі, хто бажає)

в следующем году

– у наступному році

в случае неуплаты… суммы

– при несплаті... суми.

В соответствии с

– відповідно до

в состав

– до складу

вследствие этого (таких фактов)

– внаслідок цього (таких фактів)

выдано для представлення в..

– видано для подання до...

выписка из

– витяг з

выплата ссуды

– сплата позики

выпускаемая продукция

– продукція, що випускається

выразить благодарность

– висловити подяку

высокоуважаемый господин

– високоповажний пане

глубокоуважаемый господин

– вельмишановний пане

годовой отчет

–річний звіт

довести к сведению

– довести до відома

договор утрачивает силу

– договір втрачає силу

должностной оклад

– посадовий оклад

если возможно

– якщо можливо

за время, что прошло с…

– за час, що минув з..

занимать общую жилую площадь

– займати загальну житлову площу

как известно

– як відомо

комиссия по вопросам

– комісія з питань

комиссия предлагает

– комісія пропонує

конкретное предложение по

– конкретна пропозиція щодо

многоуважаемый господин

– вельмишановний пане

на должности

– на посаді

наложенный платеж

– післяплата      

направлять взыскание

– скеровувати стягнення

необходимость создания

– необхідність створення

несмотря на неоднократные указания

– незважаючи на неодноразові вказівки

новоназначенный (директор)

– новопризначений (директор)

объявить прием

– оголосити прийом

о порядке подготовки    

– про порядок підготовки

обеспечить подготовку

– забезпечити підготовку

одобрить проект

– схвалити проект

основание для

– підстава для

основываясь на анализе

– ґрунтуючись на аналізі

отчет о…

– звіт про...

первичная документация

– первинна документація

по вопросам учета

– з питань обліку

по вопросам отчетности

– з питань звітності

по месту работы

– за місцем роботи

по окончании

– після закінчення

по производственно-финансовой

деятельности

– з виробничо-фінансової діяльності

поддержать предложение

– підтримати пропозицію

подтверждать получение

– підтверджувати отримання

подтверждать согласие

– підтверджувати згоду

появится необходимость в…

– виникне необхідність у...

предварительная договоренность

– попередня домовленість

предоставить помощь

– надати допомогу

предоставить услуги

– надати послуги

предприятие (не) гарантирует

– підприємство (не) гарантує

председатель (собрания)

– голова (зборів)

представленные материалы

– надані матеріали

привлечение специалистов

– залучення спеціалістів (фахівців)

приглашенные члены комиссии

– запрошені члени комісії

принадлежащие (нам) ценности

– цінності, що нам належать

принимая во внимание

– беручи до уваги

принять меры

– вжити заходів

проживать по адресу

– мешкати за адресою

просить… указаний

– просити... вказівок

просить ускорить

– просити прискорити

просьба об освобождении

– прохання про звільнення

рассматривать материалы

– розглядати матеріали

регистрационный список

– реєстраційний список

рекомендовать выбрать

– рекомендувати обрати

с дополнением внесенных изменений

– з доповненням внесених змін

с участием

– за участю

с учетом поправок

– з урахуванням поправок

с ходатайством

– з клопотанням

собственное распоряжение

– власне розпорядження

со следующими изменениями

– з наступними (такими) змінами

составление отчета

– складання звіту

сохранять за собой право

– зберігати за собою право

список прилагается

– список додається

срочно направить к нам

– терміново направити до нас

ставить в известность

– доводити до відома

ставить вопрос на рассмотрение

– ставити питання на розгляд (розглядати питання)

считая такое положение…

– вважаючи таке становище...

с целью дальнейшего сотрудничества

– з метою подальшого співробітництва

тщательно проверить

– ретельно перевірити

уважаемый господин

– шановний пане

удовлетворить… просьбу

– задовольнити... прохання

указать на необходимость

– вказати на необхідність

утверждение состава (комиссии)

– затвердження складу (комісії)

ходатайство о…

– клопотання про...

экземпляры направлены

– примірники направлено

 



 

Звіти про результати виконання одноразових завдань не затверджуються, а адресуються керівникам: зазначається назва посади і прізвище керівника (праворуч угорі на першій сторінці звіту). Текст такого звіту розпочинається посиланням типу «Відповідно до Вашого доручення від...», «За Вашим завдан­ням...»

Якщо на бланкові серед постійних реквізитів є розрахунковий рахунок то в тексті він не вказується.